Tujuan Prosedur

Tujuan SOP ini memberi panduan yang jelas untuk Sub Bagian Umum dalam mengelola dokumen surat menyurat dan pengendalian tata kelola persuratan dan kearsipan di lingkungan Universitas Cordova.

Lingkup SOP dan Penggunaannya

Prosedur ini meliputi tata cara dan langkah-langkah yang dilakukan untuk pemrosesan surat keluar dan berlaku untuk seluruh sivitas akademika di lingkungan Universitas Cordova.

Standar

Proses pembuatan surat keluar selesai dalam satu hari atau surat keluar selesai satu hari sebelum tanggal pengiriman.

Definisi Istilah

Surat Keluar adalah surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Prosedur

1. Bagian Administrasi Umum menerima pengajuan surat atau pun surat yang sudah didisposisi pimpinan, memo atau pun nota pimpinan.
2. Selanjutnya dibuatkan konsep surat sesuai disposisi pimpinan, penulisan konsep dapat dilakukan oleh pejabat terkait atau pun pegawai yang ditunjuk.
3. Konsep surat diserahkan kepada petugas pengetikan surat.
4. Surat yang sudah diketik diperiksa/diteliti oleh atasan petugas pengetikan. Jika sudah sempurna, surat diparaf oleh Kepala BAUK, jika ada perbaikan, maka diperbaiki ulang oleh petugas.
5. Selanjutnya surat diberi nomor surat keluar oleh Bagian Administrasi Umum.
6. Selanjutnya surat dikirim ke pimpinan yang berwenang untuk ditandatangani.
7. Bagian Administrasi Umum memberi stempel pada surat keluar yang sudah ditandatangani.
8. Bagian Administrasi Umum mendistribusikan surat sesuai dengan pemohon atau pun sesuai dengan tujuan surat.
9. Surat Keluar diarsipkan oleh petugas yang terkait.

Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan SOP

1. Pimpinan UNDOVA
2. Kepala BAUK

Dokumen Terkait

1. Peraturan Rektor tentang Tata Persuratan Universitas Cordova
2. Buku Nomor Surat
3. Surat Keluar