Tujuan Prosedur

SOP Memberi panduan yang jelas untuk Sub Bagian Umum dalam mengelola dokumen surat menyurat dan pengendalian tata kelola persuratan dan kearsipan di lingkungan Universitas Cordova.

Lingkup SOP dan Penggunaannya

Prosedur ini meliputi tata cara dan langkah-langkah yang dilakukan untuk pemrosesan surat masuk dan berlaku untuk seluruh sivitas akademika di lingkungan Universitas Cordova.

Standar

Pengendalian surat masuk terkendali, terdisposisi tepat waktu dan terarsipkan dengan baik.

Definisi Istilah

Surat masuk adalah surat yang diterima dari suatu organisasi/perusahaan, perorangan atau pihak lain, baik yang dikirim melalui pos, kurir, diantar langsung maupun melalui e-mail, yang ditujukan untuk institusi, program studi, atau unit di lingkungan Universitas Cordova.

Prosedur

1. Petugas penerima surat menerima surat, sambil membubuhkan tanda tangan atau paraf sebagai bukti penerimaan surat dari pengirim surat.
2. Petugas penerima surat memeriksa kebenaran surat.
3. Surat yang diterima dipilah berdasarkan jenis suratnya (surat dinas, surat pribadi atau pun salah alamat).
4. Surat didistribusikan, surat dinas diberikan ke petugas pencatat surat masuk, surat pribadi diberikan kepada orang yang seharusnya menerima surat dan surat salah alamat dikembalikan ke pembawa surat.
5. Surat dinas selanjutnya dibuka oleh pencatat surat,
6. Selanjutnya surat diperiksa kembali, dengan tujuan untuk mengecek kesesuaian isi dengan yang tertera diamplop, termasuk kelengkapan surat, lampiran-lampirannya. Bagi surat yang tidak sesuai kelengkapannya diberi catatan apa kekurangannya.
7. Selanjutnya surat dikelompokan antara surat penting dan surat biasa.
8. Surat yang sudah dikelompokan diberi nomor agenda surat masuk, dan dicatat pada buku agenda surat masuk.
9. Selanjutnya surat diberi lembar/formulir disposisi surat masuk dengan mencantumkan nomor agenda surat masuk dan jenis suratnya.
10. Petugas menyampaikan surat yang sudah tercatat dan diberi lembar disposisi ke pimpinan.
11. Pimpinan mengisi lembar disposisi surat, untuk menginformasikan bahwa surat harus diteruskan ke mana dan memberi TTD atau paraf. Selanjutnya surat dikembalikan ke petugas pengelola surat.
12. Isi lembar disposisi dicatat di buku agenda surat masuk, untuk selanjutnya surat didistribusikan sesuai dengan isi lembar disposisi dari pimpinan sesuai tujuan surat atau disposisi surat.
13. Surat masuk selanjutnya diarsipkan oleh petugas yang terkait.

Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan SOP

1. Departemen/fakultas/program studi/unit kerja, perorangan dan organisasi dalam dan luar kampus Universitas Cordova.
2. BAUK
3. Rektor

Dokumen Terkait

• Peraturan Rektor Tata Persuratan Universitas Cordova
• Surat Masuk
• Buku Agenda Surat
• Disposisi